Cosa scrivere in un sollecito di pagamento?
Indica numero della fattura, data di scadenza e saldo ancora dovuto; chiedi un riscontro sul pagamento e lascia un contatto per eventuali chiarimenti. Usa un tono professionale e ricorda che il cliente potrebbe avere già pagato: prima di inviare, verifica gli incassi.
In questa guida trovi tre esempi originali da adattare al tuo rapporto commerciale. Sostituisci tutte le parti tra parentesi quadre prima dell’invio.
Prima di inviare: cinque controlli che evitano equivoci
- Verifica che la scadenza sia effettivamente trascorsa e coerente con gli accordi.
- Controlla incassi e acconti: richiedi soltanto il saldo residuo.
- Verifica numero, importo e destinatario della fattura, incluso il recapito aggiornato.
- Controlla se esistono contestazioni o accordi di pagamento successivi.
- Consulta gli invii precedenti per non ripetere lo stesso messaggio per errore.
1. Il primo promemoria: cortese e preciso
Il primo messaggio lascia spazio a un ritardo amministrativo o a un pagamento non ancora registrato. Non presumere che il cliente non voglia pagare.
Oggetto: Promemoria pagamento · Fattura [numero]
Buongiorno [nome], verificando i nostri incassi, la fattura [numero] del [data], di [importo] €, con scadenza [scadenza], risulta ancora da saldare. Puoi verificare e comunicarci quando è previsto il pagamento? I riferimenti per il saldo sono quelli indicati in fattura. Se hai già pagato, grazie: inviaci un riscontro così possiamo aggiornare la situazione. Cordiali saluti, [nome / amministrazione azienda]
2. Il secondo sollecito: chiedi una data
Richiama il messaggio precedente e usa il saldo residuo: un acconto già ricevuto non va richiesto una seconda volta.
Oggetto: Riscontro richiesto · Fattura [numero] scaduta
Buongiorno [nome], facciamo seguito al nostro promemoria del [data primo invio]. La fattura [numero], con scadenza [scadenza], presenta ancora un saldo residuo di [importo residuo] €. Ti chiediamo di indicarci una data prevista per il saldo. Se ci sono contestazioni o dati da correggere, segnalaceli per poterli verificare. Se il pagamento è già stato effettuato, ti chiediamo un riscontro per aggiornare la registrazione. Grazie per la collaborazione, [nome / amministrazione azienda]
3. Un ulteriore richiamo: fermo, senza minacce
La data richiesta va scelta in base al rapporto e agli accordi. Questo esempio è un promemoria amministrativo, non una diffida legale.
Oggetto: Ulteriore richiesta di pagamento · Fattura [numero]
Buongiorno [nome], alla data odierna risulta ancora aperto il saldo di [importo residuo] € relativo alla fattura [numero], scaduta il [scadenza], già richiamata nelle comunicazioni del [date]. Ti chiediamo di regolarizzare il pagamento e comunicarci il relativo riscontro entro [data richiesta], oppure di contattarci per chiarire eventuali problemi. Restiamo disponibili al recapito [contatto]. Se hai già saldato, inviaci conferma per aggiornare la situazione. Cordiali saluti, [nome / amministrazione azienda]
Quando inviare il sollecito? Email o PEC?
Non esiste una sequenza universale adatta a ogni rapporto. Decidi frequenza e tono considerando gli accordi, l’entità del credito e i riscontri ricevuti. Evita messaggi ripetuti a breve distanza senza motivo.
L’email può essere un primo contatto amministrativo. Se valuti una comunicazione formale o un’azione legale, chiedi assistenza a un professionista: il canale da solo non rende ogni testo una diffida valida. Gli esempi sopra non sono consulenza legale e non garantiscono l’incasso.
Per confronto, puoi consultare la guida Agicap sui solleciti. Valuta sempre il caso concreto prima di aggiungere interessi, indennizzi o richiami normativi.
Dalla singola email a un metodo: EcoFlow
In EcoFlow, il servizio di gestione crediti per PMI, puoi creare prima il cliente e poi registrare la fattura già emessa, oppure importare un XML FatturaPA. L’importazione XML permette di iniziare anche senza un collegamento diretto al gestionale.
La sequenza classica EcoFlow prevede email a 7 e 14 giorni dopo la scadenza e un passaggio PEC a 30 giorni, con email alternativa quando la PEC non è configurata. Sono impostazioni del prodotto, non scadenze obbligatorie di legge. Puoi modificare giorni, testi e canali e aggiungere passaggi.
Gli invii automatici richiedono una casella correttamente configurata e sono soggetti ai limiti del tuo fornitore. Lo storico aiuta a controllare ciò che è stato inviato; segnare una fattura come pagata mantiene aggiornata la situazione. EcoFlow non sostituisce emissione elettronica, conservazione fiscale o recupero crediti professionale.
Metti ordine prima del prossimo promemoria
Scopri funzioni e piani EcoFlow oppure inizia una prova di 14 giorni con carta richiesta. Al termine è previsto il rinnovo automatico, salvo disdetta.
Prova EcoFlowPrima del sollecito, controlla i crediti
Approfondisci come organizzare le fatture da incassare con uno scadenzario aggiornato: saldo residuo, priorità e routine di verifica ti aiutano a chiedere soltanto ciò che resta dovuto.
Continua a leggere nel blog EcoFlow dedicato a fatture, incassi e solleciti.